Çeşitli kanallardan gelen siparişlerinizi yönetmekte zorlanıyor musunuz? Yalnız değilsiniz! Günümüz ticaret ortamında özellikle e-ticaret alanında faaliyet gösteren farklı büyüklükteki bir çok firma pazaryerlerinden ve diğer kanallardan gelen siparişleri yönetmek için çözüm arıyor. Gerek gelen siparişlerin işlenmesi, gerekse satış sonrası süreçlerin yönetilmesi firmaları oldukça zorlayarak maliyet artışı ve verimlilik kayıplarına neden olabiliyor. Bu yazımızı sipariş yönetiminin doğasını anlamanız ve sipariş süreçlerinizi en doğru şekilde yönetebilmeniz için bir rehber olarak hazırlamaya çalıştık. Siz de yaklaşık 10 dakikanızı ayırarak işletmeniz için değer üretecek bilgilere sahip olmak ister misiniz? O zaman yazımızı sabırla okumanızı tavsiye ederiz.
Verimli bir sipariş yönetim sistemi, başarılı bir ticaretin can damarıdır. Eğer siparişleriniz en kısa sürede hazırlanıp teslim ediliyorsa işletmenizin kan dolaşımı sistemi açık demektir. Siparişlerin doğru işlenemediği, satış sonrası süreçlerin yönetilemediği sistemler damarları tıkalı bir hastaya benzer. Bu hasta tıkalı damarlar nedeniyle kısa sürede yorulur ve uzun soluklu koşamaz. Sonuç olarak bu durumdaki birisi yarıştan geri kalmaya mahkumdur. Aynı şekilde sipariş yönetimi sağlıklı olmayan bir işletme de yarıştan geri kalacaktır.
Sipariş yönetimi tüm satış ve satış sonrası süreçlere dokunan kapsamlı bir operasyonel işlemler bütünüdür. Her ne kadar birçok süreç sipariş yönetimini etkilese de biz ana hatlarıyla sipariş yönetimi süreçlerini özetlemeye çalışalım. Bir sipariş yönetimi temel olarak aşağıdaki fonksiyonları içerir:
Yukarıda ana hatlarını aktardığımız siparişle ilgili süreçlerin etkin, verimli ve sorunsuz bir şekilde yönetimini sağlayan yazılımlara “Sipariş Yönetimi Sistemi” denir. Sipariş yönetimi (OMS) sistemleri sipariş işleme, envanter yönetimi ve müşteri iletişimiyle ilgili çeşitli süreçleri birleştiren ve otomatikleştiren bir merkez görevi görür. İster küçük bir e-ticaret firması ister büyük bir kuruluş olun, bir sipariş yönetimi sisteminin işlevselliğini anlamak, operasyonlarınızı optimize etmek ve arzu edilen seviyede bir müşteri deneyimi sunmak için oldukça kritiktir.
Sipariş Yönetimi Sistemi OMS ile işletmeler farklı kanallardan gelen siparişleri otomatik hale getirebilir; gerektiğinde stokları farklı depolar veya sipariş karşılama merkezleri arasında yönlendirebilir. OMS manuel hataları azaltmakla kalmaz, aynı zamanda sipariş işlemeyi hızlandırır ve genel müşteri memnuniyetini artırır. E-Ticaret gelişmeye devam ediyor. Her gün artan siparişler müşterilerin online satınalma deneyimlerini kötüleştirebiliyor. Müşteriler ister dijital kanallardan isterse mağazadan satın alsın, sorunsuz ve hızlı bir alışveriş deneyimi bekliyor. Sipariş Yönetimi Sistemi OMS, firmaların siparişleri ve müşteri verilerini farklı kanallar arasında senkronize etmesine olanak tanıyarak müşterilerin doğru ve kişiselleştirilmiş hizmet almasını sağlar.
Yukarıda sipariş yönetimi süreçlerinden bahsetmiştik. Esas olarak OMS, bu süreçleri verimli ve sorunsuz bir şekilde yerine getirmek için geliştirilmiştir. Maddeler halinde yazmak istersek sipariş yönetimi sistemleri:
Sipariş işleme herhangi bir OMS'nin esas görevidir. Bir sipariş verildiğinde sistem, müşteri ayrıntıları, ürün özellikleri ve gönderim tercihleri gibi gerekli bilgileri alır.
Farklı pazaryerlerinde mağazası olan, birden çok kanaldan sipariş alan firmaların tüm kanallardan gelen siparişlerinin tek bir arayüzden yönetilmesi hem siparişlerin tamamlanması hem de doğru stok yönetimi açısından çok önemlidir. Sipariş yönetimi yazılımları farklı satış noktalarından gelen siparişleri birleştirir.
Stok durumu, gönderim tercihi, taşıyıcı alternatifleri gibi faktörlere göre en uygun sipariş karşılama konumunu belirler.
Sipariş toplama, paketleme, nakliye için uygun depoya veya sipariş karşılama merkezine gönderme, kargo etiketleri oluşturma, paketleri takip etme ve müşterilere gerçek zamanlı kargo güncellemeleri sağlama gibi sipariş karşılama aşamalarını otomatik olarak yönetir.
Her bir siparişin hangi aşamada olduğunun izlenmesi hem operasyonun sağlıklı yönetimi hem de müşteri memnuniyeti açısından çok önemlidir. OMS, siparişlerin durumlarının doğru bir şekilde izlenmesine imkan sağlar.
Müşteri deneyiminin en önemli ayaklarından biri olan sipariş iade ve değişimi süreçlerinin yönetimi de sipariş yönetimi sisteminin temel fonksiyonlarındandır.
Doğru ölçüm olmaksızın sipariş sürecini yönetmeye çalışmak eksik kalacaktır. Burada raporlama devreye girer. Bir OMS, sağlıklı bir şekilde raporlama yapmalı, yönetim için içgörüler sağlamalıdır.
Stok yönetimi, sipariş yönetiminin sağlıklı çalışabilmesi için mutlaka yerine getirilmesi gereken bir fonksiyondur. Koordine ve aktif olarak çalışan WMS ve OMS sipariş süreçlerinizi etkin bir şekilde yönetirken stoklarınızı da kontrollü olarak takip etmenize olanak sağlar. OMS, envanter yönetimi sistemleriyle entegre olarak işletmelerin stok seviyelerini gerçek zamanlı olarak otomatik olarak takip etmelerini sağlar. Kesintisiz entegre olarak çalışan bu iki sistem sayesinde süreçler hızlıca yönetilirken müşteriye geri dönüş hızı dolayısıyla müşteri memnuniyeti de artırılmış olur.
Sipariş Yönetimi Sistemi OMS, stokları takip etmenin yanı sıra envanterle doğrudan ilişkili olan ürün katalog yönetimi sistemleri ile de birlikte çalışır. İşletme envanterindeki ürünlerin açıklamaları, fiyatlandırma ve çeşitler gibi ürün bilgilerini yönetimini üstlenen katalog yöneticileri sipariş yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Farklı satış kanalları arasında envanter tutarlılığı ve doğruluk sağlayarak, müşterilerin memnuniyetini artırmak için entegre bir satış yöneticisine ve ürün katalog yöneticisine sahip olmak gerekir.
Sipariş yönetimi yazılımlarının farklı sistemlerle ilişkilerinden yukarıda bahsetmiştik. Bu yazılımlar, depo stok yönetimi sistemi, ürün katalog yöneticisi veya muhasebe sistemleri gibi iç sistemlerin yanı sıra pazaryerleri, CRM ve kargo sistemleri gibi üçüncü parti yazılımlarla da entegre olmalıdır. OMS’lerin entegrasyon yetenekleri sistemler arasında veri senkronizasyonunu mümkün kılar, iş akışlarını otomatikleştirir ve operasyonların bütüncül şekilde yönetilmesini sağlar. Entegrasyonlar ayrıca veri sorunlarının ortadan kaldırılmasına, manuel hataların azaltılmasına ve iş süreçlerinin kolaylaştırılmasına yardımcı olarak operasyonel verimliliği ve müşteri memnuniyetini artırır.
Her büyüklükteki işletme için sipariş yönetimini otomatize etmek aşağıdaki faydaları sağlar:
Bir sipariş yönetimi yazılımı seçerken şunları göz önünde bulundurun:
Farklı OMS çözümlerinin sunduğu özellikleri ve işlevleri değerlendirin ve bunların iş ihtiyaçlarınızla ne kadar uyumlu olduğunu değerlendirin. OMS'nin, sipariş hacminizi yönetip yönetemeyeceğini ve istediğiniz iş akışlarına uygun olup olmadığını değerlendirin. Ayrıca alacağınız sistemin, size özgü iş gereksinimlerine uyarlamak için özelleştirme seçenekleri sunup sunmadığını sorgulayın.
İşletmenizin büyüme planlarını göz önünde bulundurun ve OMS'nin ihtiyaçlarınıza göre ölçeklenip ölçeklenemeyeceğini değerlendirin. Artan sipariş hacimleriyle baş edebilecek, birden fazla satış kanalını destekleyebilecek ve yeni depoları veya sipariş karşılama merkezlerini kolayca devreye alabilecek bir çözüm arayın.
Tercih edeceğiniz sistemin kullandığınız diğer sistemler ve e-ticaret platformları gibi mevcut sistemlerinizle sorunsuz bir şekilde entegre olabildiğinden emin olun. Tedarikçi adayınızın api ve destek dokümanlarını sorgulayın.
Tedarikçi adayınızın eğitim kaynakları, belgeler ve müşteri destek kanalları da dahil olmak üzere size sunabileceği destek düzeyini değerlendirin. Hızlı yanıt veren ve bilgili bir destek ekibi, uygulama sürecinizi ve satış sonrası aşamaları büyük ölçüde kolaylaştırabilir.
Yazılım maliyeti, lisanslama maliyetleri ve devam eden bakım veya destek ücretleri de dahil olmak üzere tüm maliyet kalemlerini dikkate alın. Sistemin size sunduğu potansiyel maliyet tasarruflarını, verimlilik iyileştirmelerini ve büyüme fırsatlarını değerlendirerek, yazılımın sağlayabileceği yatırım getirisini (ROI) değerlendirin. Bütçenizi aşmamak önemli olsa da uzun vadeli düşünün ve alacağınız sistemin işletmenize getirebileceği uzun vadeli değer ve faydalara öncelik verin.
Hamurlabs OMS ürünü hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın!
